Como organizar as encomendas de uma florista (e deixar o caderno)
As encomendas de uma florista entram por telefone, por WhatsApp, pela porta e pelo site, e acabam num caderno, num chat e na cabeça de alguém. Funciona até ao primeiro pico, quando se prometem duas vezes as mesmas peónias ou se esquece o ramo das onze. Este é um método para as organizar que serve com papel e serve melhor com um programa.
Uma única lista, por dia
Toda a encomenda, venha de onde vier, vai para a mesma lista, ordenada por data de entrega ou de levantamento. Não «as do site» num sítio e «as do telefone» noutro. Se hoje há catorze entregas e seis levantamentos, a lista de hoje tem vinte linhas, e qualquer pessoa da equipa sabe o que há para fazer ao olhar para ela.
Os sete dados de cada encomenda
- Tipo: levantamento na loja ou entrega ao domicílio.
- Data e hora (ou janela horária) de entrega.
- Morada do destinatário, que quase nunca é quem paga.
- O que leva: flores, ramo (feito ou a montar), complementos, serviços.
- Quem a pede: nome e telefone, para o avisar e para a fatura.
- Notas: a dedicatória, «sem cravos», «ligar antes».
- Pagamento: quanto, como e se está pago.
Uma encomenda sem um dos sete é uma chamada que vai ser preciso fazer depois.
O estado e o pagamento, separados
Uma encomenda pode estar entregue e por pagar, ou paga e ainda por fazer. Leva-os à parte: o estado (nova, confirmada, entregue, cancelada) diz em que ponto está o trabalho; o pagamento (por pagar, paga em parte, paga) diz o que foi cobrado. Ao fechar, a lista de encomendas por pagar sai sozinha, e a caixa do dia bate certo sem procurar.
O stock reserva-se ao registar a encomenda, não ao montá-la
Se a encomenda das onze leva doze rosas vermelhas, essas doze rosas já não estão disponíveis para a venda de passagem das dez. Com papel, é uma conta que ninguém faz; com um programa, a encomenda desconta as suas hastes ao ser criada, também as do site, e duas pessoas não podem prometer o mesmo último molho.
Avisar o cliente antes de ele ligar
Três avisos bastam: encomenda confirmada, encomenda pronta (ou a caminho), encomenda entregue. Por WhatsApp ou e-mail, a quem encomendou, não a quem recebe, para não estragar a surpresa. Cada aviso é uma chamada que não entra.
Como aguenta um pico
No Dia dos Namorados ou no Dia da Mãe o método é o mesmo, com três acrescentos: registar as encomendas com tempo na mesma lista, comparar o que pedem todas as encomendas abertas com o que há na câmara frigorífica para comprar o que falta dias antes, e fixar os horários de entrega do dia para não prometer o que não se pode entregar.
Como o faz a Priroda
Na Priroda cada encomenda é um registo com esses sete dados, numa lista por dia que toda a equipa vê no iPad e na web; o estado e o pagamento vão à parte; o stock desconta-se ao criar a encomenda; os avisos saem por e-mail ou com modelos de WhatsApp a partir do remetente da loja; e as necessidades de stock comparam as encomendas abertas com a câmara frigorífica antes de um pico. Está contado em Gestão de encomendas para floristas.
Perguntas frequentes
E se continuar com papel?
Serve o mesmo método: uma lista por dia, as sete colunas, e uma marca para o estado e outra para o pagamento. O que o papel não faz é reservar o stock nem avisar o cliente.
Como registo uma encomenda por WhatsApp sem a perder?
Passa-a para a lista no momento, com os sete dados, e responde ao cliente com o aviso de confirmada. Uma encomenda que vive no chat não existe para o resto da equipa.
O que faço com as encomendas que não são levantadas?
Um estado «cancelada» com o motivo, e o pagamento devolvido ou não consoante o caso. O relatório de descontos e cancelamentos diz quantas são por mês.