Cómo organizar los pedidos de una floristería (y dejar la libreta)
Los pedidos de una floristería entran por teléfono, por WhatsApp, por la puerta y por la web, y acaban en una libreta, en un chat y en la cabeza de alguien. Funciona hasta la primera punta, cuando se prometen dos veces las mismas peonías o se olvida el ramo de las once. Este es un método para organizarlos que sirve con papel y sirve mejor con un programa.
Una sola lista, por día
Todo pedido, venga de donde venga, va a la misma lista, ordenada por fecha de entrega o recogida. No «los de la web» en un sitio y «los del teléfono» en otro. Si hoy hay catorce entregas y seis recogidas, la lista de hoy tiene veinte líneas, y cualquiera del equipo sabe qué toca hacer mirándola.
Los siete datos de cada encargo
- Tipo: recogida en tienda o reparto.
- Fecha y hora (o franja) de entrega.
- Dirección del destinatario, que casi nunca es quien paga.
- Qué lleva: flores, ramo (hecho o a montar), complementos, servicios.
- Quién lo pide: nombre y teléfono, para avisarle y para la factura.
- Notas: la dedicatoria, «sin claveles», «llamar antes».
- Pago: cuánto, cómo y si está pagado.
Un pedido sin uno de los siete es una llamada que habrá que hacer luego.
El estado y el pago, separados
Un pedido puede estar entregado y sin pagar, o pagado y todavía sin hacer. Llévalos aparte: el estado (nuevo, confirmado, entregado, cancelado) dice en qué punto está el trabajo; el pago (sin pagar, pagado en parte, pagado) dice qué se ha cobrado. Al cerrar, la lista de pedidos sin pagar sale sola, y la caja del día cuadra sin buscar.
El stock se reserva al tomar el pedido, no al montarlo
Si el pedido de las once lleva doce rosas rojas, esas doce rosas ya no están disponibles para la venta de paso de las diez. Con papel, es una cuenta que nadie hace; con un programa, el pedido descuenta sus tallos al crearse, también los de la web, y dos personas no pueden prometer el mismo último manojo.
Avisar al cliente antes de que llame
Tres avisos bastan: pedido confirmado, pedido listo (o en camino), pedido entregado. Por WhatsApp o correo, al que lo encargó, no al que lo recibe, para no estropear la sorpresa. Cada aviso es una llamada que no entra.
Cómo aguanta una punta
En San Valentín o el Día de la Madre el método es el mismo, con tres añadidos: tomar los pedidos con tiempo en la misma lista, comparar lo que piden todos los pedidos abiertos con lo que hay en la cámara para comprar lo que falta días antes, y fijar los horarios de reparto del día para no prometer lo que no se puede entregar.
Cómo lo hace Priroda
En Priroda cada pedido es un registro con esos siete datos, en una lista por día que ve todo el equipo en el iPad y en la web; el estado y el pago van aparte; el stock se descuenta al crear el pedido; los avisos salen por correo o con plantillas de WhatsApp desde el remitente de la tienda; y las necesidades de stock comparan los pedidos abiertos con la cámara antes de una punta. Está contado en Gestión de pedidos para floristerías.
Preguntas frecuentes
¿Y si sigo con papel?
Vale el mismo método: una lista por día, las siete columnas, y una marca para el estado y otra para el pago. Lo que el papel no hace es reservar el stock ni avisar al cliente.
¿Cómo tomo un pedido por WhatsApp sin perderlo?
Pásalo a la lista en el momento, con los siete datos, y contesta al cliente con el aviso de confirmado. Un pedido que vive en el chat no existe para el resto del equipo.
¿Qué hago con los pedidos que no se recogen?
Un estado «cancelado» con el motivo, y el pago devuelto o no según el caso. El informe de descuentos y cancelaciones dice cuántos son al mes.