Hogyan rendszerezzük a virágbolt rendeléseit (és hagyjuk el a füzetet)
Egy virágüzlet rendelései telefonon, WhatsAppon, az ajtón és a weben érkeznek, és egy füzetben, egy chatben és valakinek a fejében kötnek ki. Működik az első csúcsidőszakig, amikor ugyanazokat a bazsarózsákat kétszer ígérik oda, vagy elfelejtik a tizenegy órai csokrot. Ez egy módszer a rendszerezésükre, amely papírral is működik, programmal pedig jobban.
Egyetlen lista, naponként
Minden rendelés, bárhonnan jöjjön, ugyanabba a listába kerül, kiszállítási vagy átvételi dátum szerint rendezve. Nem „a webesek” egy helyen és „a telefonosak” máshol. Ha ma tizennégy kiszállítás és hat átvétel van, a mai listának húsz sora van, és a csapatból bárki egy ránézéssel tudja, mi a teendő.
Minden rendelés hét adata
- Típus: átvétel az üzletben vagy kiszállítás.
- Dátum és időpont (vagy időablak) a kiszállításhoz.
- Cím: a címzetté, aki szinte sosem az, aki fizet.
- Mit tartalmaz: virágok, csokor (kész vagy összeállítandó), kiegészítők, szolgáltatások.
- Ki rendeli: név és telefonszám, az értesítéshez és a számlához.
- Megjegyzések: az üzenet, „szegfű nélkül”, „előtte hívni”.
- Fizetés: mennyi, hogyan, és ki van-e fizetve.
Egy rendelés, amelyből a hét közül egy hiányzik, egy később elintézendő telefonhívás.
Az állapot és a fizetés, külön
Egy rendelés lehet kiszállítva és kifizetetlen, vagy kifizetve és még el sem készítve. Vezesse őket külön: az állapot (új, visszaigazolt, kiszállítva, lemondva) azt mondja meg, hol tart a munka; a fizetés (kifizetetlen, részben fizetett, kifizetett) azt, mit vettek át. Záráskor a kifizetetlen rendelések listája magától kijön, és a napi kassza keresgélés nélkül egyezik.
A készletet a rendelés felvételekor foglaljuk le, nem az összeállításkor
Ha a tizenegy órai rendelésben tizenkét vörös rózsa van, az a tizenkét rózsa már nem elérhető a tíz órai betérő vevőnek. Papíron ezt a számítást senki sem végzi el; programmal a rendelés létrehozáskor levonja a szálait, a webesekét is, és két ember nem ígérheti oda ugyanazt az utolsó köteget.
Értesítse a vevőt, mielőtt az telefonálna
Három értesítés elég: rendelés visszaigazolva, rendelés kész (vagy úton), rendelés kiszállítva. WhatsAppon vagy e-mailben, annak, aki rendelte, nem annak, aki kapja, hogy ne rontsuk el a meglepetést. Minden értesítés egy hívás, amely nem jön be.
Hogyan bírja ki a csúcsidőszakot
Valentin-napkor vagy anyák napján a módszer ugyanaz, három kiegészítéssel: a rendeléseket időben, ugyanabba a listába felvenni, összevetni, amit az összes nyitott rendelés kér, azzal, ami a hűtőkamrában van, hogy napokkal előbb megvegyük, ami hiányzik, és rögzíteni a nap kiszállítási időpontjait, hogy ne ígérjünk olyat, amit nem lehet kiszállítani.
Hogyan csinálja a Priroda
A Prirodában minden rendelés egy bejegyzés ezzel a hét adattal, egy napi listában, amelyet az egész csapat lát az iPaden és a weben; az állapot és a fizetés külön van; a készlet a rendelés létrehozásakor csökken; az értesítések e-mailben vagy WhatsApp-sablonokkal mennek ki az üzlet feladójától; a készletigények pedig a csúcsidőszak előtt összevetik a nyitott rendeléseket a hűtőkamrával. Részletesen itt: Rendeléskezelés virágüzleteknek.
Gyakori kérdések
És ha maradok a papírnál?
Ugyanaz a módszer érvényes: napi lista, a hét oszlop, és egy jelölés az állapotnak, egy másik a fizetésnek. Amit a papír nem tud: lefoglalni a készletet és értesíteni a vevőt.
Hogyan vegyek fel egy WhatsApp-rendelést anélkül, hogy elveszne?
Azonnal vigye át a listába a hét adattal, és válaszoljon a vevőnek a visszaigazoló értesítéssel. Egy rendelés, amely a chatben él, a csapat többi tagja számára nem létezik.
Mit tegyek az át nem vett rendelésekkel?
Egy „lemondva” állapot az okkal, és a fizetés visszatérítve vagy sem, esettől függően. A kedvezmények és lemondások jelentése megmondja, havonta hány ilyen van.