Jak uspořádat objednávky v květinářství (a odložit sešit)

Objednávky do květinářství přicházejí telefonem, přes WhatsApp, dveřmi a z webu a končí v sešitě, v chatu a v něčí hlavě. Funguje to až do první špičky, kdy se stejné pivoňky slíbí dvakrát nebo se zapomene na kytici na jedenáctou. Tady je metoda, jak je uspořádat, která funguje s papírem a lépe s programem.

Jeden seznam, na každý den

Každá objednávka, ať přijde odkudkoli, jde do stejného seznamu seřazeného podle data doručení nebo vyzvednutí. Ne „ty z webu“ na jednom místě a „ty z telefonu“ na jiném. Pokud je dnes čtrnáct rozvozů a šest vyzvednutí, má dnešní seznam dvacet řádků a kdokoli z týmu ví, co je na řadě, jen tím, že se na něj podívá.

Sedm údajů každé objednávky

1. Typ: vyzvednutí v obchodě, nebo rozvoz.
2. Datum a čas (nebo časové okno) doručení.
3. Adresa příjemce, který téměř nikdy není tím, kdo platí.
4. Co obsahuje: květiny, kytici (hotovou nebo k uvázání), doplňky, služby.
5. Kdo objednává: jméno a telefon, kvůli upozorněním a kvůli faktuře.
6. Poznámky: věnování, „bez karafiátů“, „před doručením zavolat“.
7. Platba: kolik, jak a zda je zaplaceno.

Objednávka bez jednoho ze sedmi údajů je telefonát, který bude třeba udělat později.

Stav a platba, odděleně

Objednávka může být doručená a nezaplacená, nebo zaplacená a ještě neudělaná. Veďte je zvlášť: stav (nová, potvrzená, doručená, zrušená) říká, v jaké fázi je práce; platba (nezaplaceno, zaplaceno částečně, zaplaceno) říká, co bylo inkasováno. Při zavírání vyjede seznam nezaplacených objednávek sám a pokladna dne se srovná bez hledání.

Sklad se rezervuje při přijetí objednávky, ne při vázání

Pokud objednávka na jedenáctou obsahuje dvanáct červených růží, těch dvanáct růží už není k dispozici pro prodej z ulice v deset. S papírem je to výpočet, který nikdo nedělá; s programem objednávka odečte své stonky hned při vytvoření, i ty z webu, a dva lidé nemohou slíbit tentýž poslední svazek.

Dát vědět zákazníkovi dřív, než zavolá

Stačí tři upozornění: objednávka potvrzena, objednávka připravena (nebo na cestě), objednávka doručena. Přes WhatsApp nebo e-mail tomu, kdo objednal, ne příjemci, aby se nezkazilo překvapení. Každé upozornění je telefonát, který nepřijde.

Jak to vydrží špičku

Na Valentýna nebo na Den matek je metoda stejná, se třemi doplňky: přijímat objednávky s předstihem do téhož seznamu, porovnat, co žádají všechny otevřené objednávky, s tím, co je v chladicím boxu, a dokoupit, co chybí, několik dní předem, a stanovit časy rozvozu dne, aby se neslíbilo to, co nelze doručit.

Jak to dělá Priroda

V Prirodě je každá objednávka záznam s těmito sedmi údaji, v seznamu na den, který vidí celý tým na iPadu i na webu; stav a platba jsou zvlášť; sklad se odečte při vytvoření objednávky; upozornění odcházejí e-mailem nebo šablonami WhatsApp z odesílatele obchodu; a požadavky na sklad porovnají otevřené objednávky s chladicím boxem před špičkou. Je to popsáno na stránce Správa objednávek pro květinářství.

Související

• Správa objednávek pro květinářství
• Objednávky a rozvoz dne v květinářství
• Jak květinářství přežije Valentýna, Den matek a Dušičky
• CRM pro květinářství