Comment organiser les commandes d'une boutique de fleurs (et laisser le carnet)

Les commandes d'une boutique de fleurs arrivent par téléphone, par WhatsApp, par la porte et par le site, et finissent dans un carnet, dans une conversation et dans la tête de quelqu'un. Ça marche jusqu'au premier pic, quand on promet deux fois les mêmes pivoines ou qu'on oublie le bouquet de onze heures. Voici une méthode pour les organiser qui marche avec du papier et qui marche mieux avec un logiciel.

Une seule liste, par jour

Toute commande, d'où qu'elle vienne, va dans la même liste, classée par date de livraison ou de retrait. Pas « celles du site » d'un côté et « celles du téléphone » de l'autre. S'il y a aujourd'hui quatorze livraisons et six retraits, la liste du jour a vingt lignes, et n'importe qui dans l'équipe sait ce qu'il y a à faire en la regardant.

Les sept données de chaque commande

1. Type : retrait en boutique ou livraison.
2. Date et heure (ou créneau) de livraison.
3. Adresse du destinataire, qui n'est presque jamais celui qui paie.
4. Contenu : fleurs, bouquet (prêt ou à monter), accessoires, services.
5. Qui commande : nom et téléphone, pour le prévenir et pour la facture.
6. Notes : la dédicace, « sans œillets », « appeler avant ».
7. Paiement : combien, comment et si c'est payé.

Une commande à laquelle il manque une des sept, c'est un appel qu'il faudra passer plus tard.

Le statut et le paiement, séparés

Une commande peut être livrée et impayée, ou payée et pas encore faite. Tenez-les à part : le statut (nouvelle, confirmée, livrée, annulée) dit où en est le travail ; le paiement (impayé, payé en partie, payé) dit ce qui a été encaissé. À la fermeture, la liste des commandes impayées sort toute seule, et la caisse du jour tombe juste sans chercher.

Le stock se réserve à la prise de commande, pas au montage

Si la commande de onze heures prend douze roses rouges, ces douze roses ne sont plus disponibles pour la vente de passage de dix heures. Avec du papier, c'est un compte que personne ne fait ; avec un logiciel, la commande déduit ses tiges à sa création, celles du site aussi, et deux personnes ne peuvent pas promettre la même dernière botte.

Prévenir le client avant qu'il appelle

Trois notifications suffisent : commande confirmée, commande prête (ou en route), commande livrée. Par WhatsApp ou e-mail, à celui qui a commandé, pas à celui qui reçoit, pour ne pas gâcher la surprise. Chaque notification est un appel qui n'arrive pas.

Comment tenir un pic

À la Saint-Valentin ou à la fête des Mères, la méthode est la même, avec trois ajouts : prendre les commandes à l'avance dans la même liste, comparer ce que demandent toutes les commandes ouvertes avec ce qu'il y a dans la chambre froide pour acheter ce qui manque quelques jours avant, et fixer les horaires de livraison du jour pour ne pas promettre ce qu'on ne peut pas livrer.

Comment Priroda le fait

Dans Priroda, chaque commande est une fiche avec ces sept données, dans une liste par jour que toute l'équipe voit sur l'iPad et sur le web ; le statut et le paiement sont à part ; le stock se déduit à la création de la commande ; les notifications partent par e-mail ou avec des modèles WhatsApp depuis l'expéditeur de la boutique ; et les besoins de stock comparent les commandes ouvertes avec la chambre froide avant un pic. C'est raconté dans Gestion des commandes pour fleuristes.

Voir aussi

• Gestion des commandes pour fleuristes
• Les commandes et livraisons du jour dans une boutique de fleurs
• Comment une boutique de fleurs survit à la Saint-Valentin, à la fête des Mères et à la Toussaint
• CRM pour fleuristes